Formålet med Advokatfirmaet Thomas Jensen persondatapolitik er at forklare, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine persondata, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.
Advokatfirmaet Thomas Jensen har en klar ambition om at minimere behandlingen af dine personoplysninger så meget som muligt og at skabe en høj grad af transparens i forhold til de oplysninger, vi behandler. Med denne politik ønsker vi at oplyse dig om, hvilke af dine personoplysninger vi behandler, hvordan behandlingen foretages, og hvilke rettigheder du selv kan gøre brug af.
1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Advokatfirmaet Thomas Jensen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Advokatfirmaet Thomas Jensen
Vandmanden 10H, 1.sal
9200 Aalborg SV
CVR-nr.: 26010012
Telefon: (+ 45) 25 73 00 66
Mail: info@atj.dk
Ansvarlig: advokat Thomas Jensen
2. Hvilke oplysninger er der tale om, og hvordan behandler vi dem?
Som et led i det daglige arbejde hos Advokatfirmaet Thomas Jensen behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores kunder og samarbejdspartnere. Advokatfirmaet Thomas Jensen behandler alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde.
Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om advokatbistand, som du eller den virksomhed, du er ansat i, har indgået med os. Grundlaget kan dog også i nogle tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som advokatvirksomhed. Derudover behandler vi ligeledes personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, herunder for at overholde retsplejeloven, hvidvaskloven, persondataforordningen, databeskyttelsesloven samt bogføringsloven. Grundlaget for vores behandling af følsomme personoplysninger vil typisk være enten et samtykke eller for, at vi kan forfølge eller fastslå et retskrav.
2.1 Ved modtagelse af henvendelser
Når du retter henvendelse til os pr. mail behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse.
Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant – notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt for at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder.
2.2 Håndtering af kundeoplysninger
Når du er kunde hos os, medfører det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i sagen.
Vi opretter altid vores kunder i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:
– Navn og adresse
– E-mailadresse
– Telefonnummer
Hvis du er erhvervsdrivende, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system. Derudover registrerer vi, hvem selskabets reelle ejer/ejere er.
Advokatfirmaet Thomas Jensen indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen, samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.
I nogle bestemte sagstyper behandler vi desuden en lang række fortrolige og følsomme personoplysninger om dig. Det kan eksempelvis være i familieretlige sager, personskadeerstatningssager eller straffesager. Dette betyder også, at det i nogle tilfælde er nødvendigt for os at indhente et samtykke fra dig, inden vi går videre med sagsbehandlingen. Hvis sagstypen kræver det, vil du derfor modtage separat information fra os omkring, hvilke personoplysninger vi behandler om dig i den konkrete sagstype, samt om vi skal bruge et samtykke fra dig.
Vores håndtering af dine personoplysninger foregår adskilt fra alle andre sager, og det er kun de medarbejdere, som beskæftiger sig med denne sagstype, der har adgang til din sag.
I særlige sagstyper er vi forpligtede til at indhente og opbevare hvidvaskoplysninger. Dette betyder, at vi skal indhente en kopi af dit pas og kørekort og/eller sygesikringsbevis. Disse oplysninger registrerer vi ligeledes i vort sagshåndteringssystem, og vi gemmer dem i 5 år efter afslutning af sagen, fordi vi er forpligte-de hertil i medfør af hvidvaskloven.
Vi tilmelder i visse tilfælde vores kunder og parter på sagen til Datavagten. Det kan vi gøre for at sikre, at de kontaktoplysninger, vi har, altid er korrekte og ajourførte. Når du er tilmeldt Datavagten, betyder det, at vi automatisk får besked, hvis dit navn eller adresse ændrer sig.
3. Hvor stammer oplysningerne fra?
Vi indsamler personoplysninger direkte hos dig eller fra tredjemand, f.eks. vores klienter, private register, offentlige myndigheder, offentlige registre, eller samarbejdspartnere
4. Hvem videregiver vi personoplysningerne til?
Vi videregiver alene dine personoplysninger internt hos os eller til eksterne aktører, hvis det er nødvendigt, og der er et lovligt grundlag herfor. Det kan være offentlige myndigheder, private virksomheder eller personer, fonde, foreninger mv. afhængigt af sagens karakter. Derudover overlader vi oplysninger til vores data-behandlere (f.eks. IT-leverandører).
Internt er det alene de af vores medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for at se dine personoplysninger, der har adgang til disse.
5. Hvornår sletter vi dine oplysninger?
Vi sletter dine personoplysninger, som er registreret hos os, når de ikke længere er nødvendige for det eller de formål, som oplysningerne var indsamlet og behandlet til.
Vi har interne retningslinjer for opbevaringstiden af alle kategorier af personoplysninger. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.
Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder dine personoplysninger, i 10 år fra, at din sag er afsluttet. Vi sletter dog ikke personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig og Advokatfirmaet Thomas Jensen, som medfører, at vi har behov for at gemme sagsakterne i længere tid end 10 år.
Vi opbevarer sagsakterne for at kunne dokumentere sagsforløbet, hvis der skulle opstå en tvist i forhold til den rådgivning/bistand, vi har udført – herunder hvilke oplysninger vi har fået og den rådgivning der er givet på baggrund af oplysningerne. Derudover opbevares sagsakterne i sin helhed til brug for aftalefortolkning. Desuden opbevarer vi sagsakterne for at kunne overholde de advokatetiske regler, hvorefter vi er forpligtede til – ved modtagelsen af nye sager – at vurdere, om vi befinder os i en interessekonflikt.
Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale og oplysninger indhentet til brug for overholdelse af hvidvaskloven (legitimationsoplysninger) i 5 år. Dette gør vi for at overholde henholdsvis bogføringsloven og hvidvaskloven.
6. Hvilke rettigheder har du?
Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Du har følgende rettigheder:
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige gene-relle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at be-skytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine per-sonoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.